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時間管理,集中精力吃青蛙

原創
2019-11-09  雷教主

是否還記得小時候的夢想?小時候吹過的牛逼現在都實現了嗎?長大了遇見一個全身心喜歡上的人,卻因為自己不夠好而沒能留住對方嗎?工作了遇到很多優秀的人,可他們比我們還要努力,是這樣的嗎?夜晚常常帶著一絲傷感入睡,回想那時的壯志滿懷,總會因為虛度年華,碌碌無為而感到愧疚,時間總在“不知道該做什么”中悄悄流走。

你可曾知道人的一生其實只有900個月,而這其中最美好的年華 “青春” 也不過10年, 20年的時光,平凡的我們,夢想著不平凡,你能忍受在這人生最美的年華 “青春”里,卻只有渾渾噩噩的蒼白嗎?不,當然不,青春?什么是青春?青春是生命還有著豐富可能,并為了這可能而努力提升自己的過程。

誠然,現實有很多無奈,背景和天賦我們都無法控制,然而“努力”卻是我們可以控制的,“你知道深圳凌晨4點的樣子嗎?”,“不知道,不過我知道深圳凌晨4點,寥落的燈光,行人很少”。結合自己的事實,下面談一談我的時間管理與方法論。

找出你一天、一周、一個月、一年、一生中最重要的三件事,它們就是你必須吃掉的“三只青蛙”。利用帕累托定律,每天劃出20%的時間,集中精力,專門對付這三只青蛙。堅持不懈,你的人生就能取得完全不同的成就。

“如果你必須吃掉一只青蛙,不要長時間盯著它看。如果你必須連著吃掉三只青蛙,記得要先吃掉最大、最丑的那只。”

如今這個世界日益復雜,我們承受的壓力越來越大。我們很有必要重新審視備受世人推崇的“時間管理”這個理念。每天的時間似乎永遠也不夠用,不足以讓我們完成所有想完成的事情。那么,為什么有些人總能更有效地利用時間,從而取得比其他人更大的成就呢?

我們先把“管理時間”放到一邊,去“吃掉三只青蛙”吧。此話怎講?這里說的當然不是你在餐廳吃的青蛙!相反,我們指的是“三的法則”(The Rule of Three),一項屢試不爽、在幫助我們有效使用時間以獲得杰出成就的策略。如果你想受益于“三的法則”,請立刻做以下六件事情。

一、明確你的“三只大青蛙”。

問自己一個問題:“如果我只能在20...年完成一件將對我的工作和事業產生最大影響的事,它會是什么?”把它寫下來。然后再找出一個,也把它寫下來。最后再寫一個。這就是你的“三只青蛙”。它們很可能是一些非常重要,需要你持續保持專注度才能完成的大事。它們又大又丑!把你的注意力縮小到“三大”重要目標之后,再開始運用時間管理的帕累托定律:“80%的成就源自20%的活動。”它意味著,在一個8小時工作日,效率的差異往往取決于一小時。問題是:你將如何使用這一個小時?

二、先吃掉“最大、最丑的那只青蛙”。

我們所說的“又大又丑”指的是,這三項目標中比其他兩項更重要、更困難的那個目標。“最重要的事情,絕不能受制于最不重要的事情。”為了專注于最重要的活動,每天至少在它身上投入你20%的時間,你需要應用史蒂芬·柯維的“時間矩陣”(Time Matrix)。這套矩陣標注了“緊急的”和“重要的”任務,只有及時處理信息,對信息及時做出決定和歸納成類,你才能避免信息的堆積和碎片化,處理信息時采用二分鐘法則和四象限法則,二分鐘方法就是如果一件事情兩分鐘內能解決的事情,無論是何種事情,馬上著手解決掉,如果不能再進行分類。分類則采用四象限法則,四象限法則是把工作按照重要和緊急兩個不同的程度劃分成四個“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。如下圖所示:

迅速分析這套時間矩陣之后,你就會清楚地發現,最有效的利用時間方式就是專注于那些“重要但不緊急的”活動。

是的,會有許多人和事以“萬分緊急”之名,要求你投入時間。其中一些也的確比較重要,不能回避。但除非它們與你的某只“青蛙”有關,你會發現,忙碌了一陣子后,你的時間被一些無法幫你在優先事項上獲取進步的事情消耗掉了。耗費時間從事“不緊急,不重要”的活動,這種誘惑總是存在,這些充滿樂趣的娛樂活動只會“浪費你的時間”,不會幫助你獲得任何進步。

此處蘊含的信息是:每天至少投入20%的可用時間,從事你的“三只青蛙”之一,它們皆是“不緊急,但重要的”活動。如果你不這樣做,你就會身心疲憊,總是被一些緊迫的問題和危機牽著走。簡而言之,你會“失控”,任由一些堪稱“時間大盜”的“緊急”活動擺布。

三、每天保護自己的“青蛙時間”。

如何確保你每周有足夠時間專注于那些“又大又丑的青蛙”?答案“非常簡單,但不容易做到”。它意味著,你需要在你可利用的時間周圍劃出保護圈,不惜一切代價守住這個保護圈,以有效利用時間。簡單地說,“保護你的時間”意味著你必須:

1、對一些浪費時間的活動說“不”,比如各種打擾,不必要的電話,信息和會議等等。

2、在日歷上劃出“青蛙時間”,給予它“神圣不可侵犯”的地位,這樣你就可以確保專注于優先事項的時間。

3、關掉手機,忽略一些信息,關上門,在允許的時間內“吃掉盡可能多的青蛙”。

如果有人想打斷你,只需向他們解釋,這是你的“青蛙時間”,你晚些時候會與他們聯系。隨著時間的推移,人們就會開始尊重你集中精力的方式,他們肯定也將注意到你正在產生卓有成效的成果。所以:請務必保護你的時間,專注于重要活動,做一個有效利用時間的榜樣。

四、把“三的法則”應用到你的整個生活。

效率不應該只體現在與工作有關的“青蛙”身上!在你生活的每個領域,確認意義重大的“三只青蛙”:

· 健康 · 家庭  · 個人理財 · 建立關系 · 成長與發展  · 放松與享受

這些就是史蒂芬·柯維所說的“高杠桿”活動:相對于做這些活動需要的時間,它們往往能夠產生更加強大的成果。這正是“三的法則”的真諦所在:圍繞“重要,但不緊急的”高杠桿活動組織時間。

應用“三的法則”時,你可以:

· 挑出本年度的“三只青蛙”

· 每個季度的“三只青蛙”

· 每月的“三只青蛙”

· 每周的“三只青蛙”

· 每天的“三只青蛙”

如果你悉心實踐這項法則,把20%的時間投資在這些重要事項上,堅持一整年,你就可以取得超出自己想象的成就。而且,你依然可以利用其余80%的時間來處理所有那些“急事”。

五、創建并嚴格遵循每天的“待辦事項清單”。

一項著名的研究重點考察了世界上最成功的一批人,探尋他們高效率的秘密。經過數千次采訪,頭號因素終于浮出水面:他們都有制定每日“待辦事項清單”,還有頻繁審視的習慣。一天結束時,他們都不會忘記為次日創建新清單。但這還不是全部。他們不僅每天都創建一份“待辦事項清單”,而且還確保每天的“待辦事項”包括對自己職業生涯和個人生活具有重大意義的活動。

下面的消息對許多人來說都是一個壞消息:你的手機、電腦里面并不一定是你的“待辦事項清單”!我們時常發現,上班族坐下后,往往首先打開電腦、應對著各種信息,然后一件接一件地從事這些事項。當然,他們看起來“很忙”。這個策略的問題在于,它導致你在沒有事先安排的情況下,隨機使用時間,你的工作注定是低效的!到底應該怎么辦呢?

· 限制你電腦、微信、微博、網站上花費的時間:一天三次,每次用30分鐘處理這些事情。

· 簡明扼要,態度誠懇地回復信息。千萬不要使用“全部答復!”這是最浪費時間的事情之一。

· 選擇與你的“三只青蛙”匹配的事項,優先處理。

· 把一些不太重要的事項放入“跟進”文件夾。

· 讓人們知道你將在稍后聯系他們,你目前正在專注于從事其他事情。

如果不這樣做,會發生什么事情?你會讓自己淪為“信息的奴隸”。而且你會發現,一天到頭,煙冒了不少,但沒有多少火苗,幾乎沒有煮熟任何東西!我知道,這聽起來并不容易,有時確實不容易做到。

一個大問題是:你想一整天盯著電腦屏幕,即刻回復每個人,還是想展現工作效率?解決的辦法是:想方設法地專注于你的優先事項。到了年底時,你不會因為“按照收信次序,及時回復了所有信息”而獲得獎金、獎勵,也不會因此得到提拔。

時間就是生命。你能在多大程度上利用好時間將決定你能否有所成就。被動、磕磕絆絆地度過每一天是一種極其痛苦的生活方式。有效率意味著你設定好自己的立場,每天專注于你的“三只青蛙”,過濾掉不重要的事情,學會說“不”,直至你攀上事業的頂峰。這一點的確不“容易”做到,這是事實。但光知道這個事實是沒用的。現在的問題是:你將如何度過永遠也無法從頭來過的余生?只有你自己才能決定。

“我們永遠無法真正打破普遍規律。面對它們,我們只能不斷重塑自我。”

六、我的時間管理方法論。

1 ,保持焦點。

一次只做一件事情,一個時期只有一個重點。 聰明人要學會抓住重點,遠離瑣碎。

2 ,堅持80/20原則。

應該把精力用在最見成效的地方,所謂“好鋼用在刀刃上”。比如你有100個聯系人,那么最佳方式就是多與最有思想與建設性、人生態度積極的20人聯系,這樣對自己的啟發、激勵會最多。很多人平庸生活的原因之一,就是把太多時間用在后面的80人身上了。讀書也是。選股也是。

3,筑起防火墻。

為了集中精力于最有意義的事情上,需要減少外界無端的干擾,因而,謝絕那些無聊的人和事,非常必要。包括一些沒有營養、只會長贅肉的應酬。

4,現在就做。

許多人習慣于“等候好情緒”, 也即花費很多時間以“進入狀態”,卻不知狀態是干出來而非等出來的。請記住,栽一棵樹的最好的時間是20年前,第二個最好的時間是現在。

5, “不得不走”。

要學會限制時間,不僅是給自己,也是給別人。 不要被無聊的人纏住,也不要在不必要的地方逗留太久。一個人只有學會說“不”,他才會得到真正的自由。當睡眠時間到了時,當自己需要做事時,要用于打斷閑聊,或者關閉微信、微博。

6,避開高峰。

如果可能的話,避免在高峰期乘車、購物、進餐,可以節省許多時間。生活中,很多事情,都可以錯峰的,畢竟,不得不立即做的事情,少而又少。

7,別退化了通電話的能力。

要盡量通過電話來進行交流,溝通情況,交換信息。 微信的出現,利弊參半,但對于疏遠人際關系方面,尤其是好友關系方面,弊端較大。慢慢的, 人與人之間除了利益方面的電話,都很少通話了。而事實上,文字是無法代替通話的,就像通話也代替不了見面一樣。

8,成本觀念。

在生活中有許多屬于“一分錢智慧幾小時愚蠢”的事例, 如為省兩元錢而排半小時隊,為省兩毛錢而步行三站地等等,都是極不劃算的。對待時間,就要象對待經營一樣,時刻要有一個“成本”的觀念,要算好帳。

9,精選朋友。

多而無益的朋友是有害的,他們不僅浪費你的時間、精力、 金錢,也會浪費你的感情,甚至有的“朋友”還會危及你的事業。要與有時間觀念的人和公司往來。微信好友,超過150就是通訊錄了。把微信當做通訊錄,是人際關系的悲哀,也是現代人交際門檻太低的重要標志。不能什么人都加微信啊!那顯得你太隨便。

10,避免爭論。

無謂的爭論,不僅影響情緒和人際關系, 而且還會浪費大量時間,到頭來還往往解決不了什么問題。說的越多,做的越少,聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時常常已走出了很遠的距離。遇到喜歡抬杠的人,躲著走。抬杠的人,是不折不扣的時間殺手。

11,積極休閑。

不同的休閑會帶來不同的結果。積極的休閑應該有利于身心的放松、精神的陶冶和人際的交流,比如打羽毛球、看體育比賽、踏青、去圖書館、參加文化沙龍、聽講座、寫作以及與知心朋友聊天等都很有好處。當然了,最有益無害的休閑,還是看書。

12,集腋成裘。

生活中有許多零碎的時間很不為人注意,其實這些時間雖短, 但卻可以充分利用起來做一些事情。比如等車的時間可以用來思考下一步的工作, 翻翻報紙乃至記幾個單詞。

13,提前休息。

在疲勞之前休息片刻,既避免了因過度疲勞導致的超時休息, 又可使自己始終保持較好的“競技狀態”,從而大大提高工作效率。

14,擱置的哲學。

不要固執于解決不了的問題,可以把問題記下來, 讓潛意識和時間去解決它們。這就有點象踢足球,左路打不開,就試試右路,總之,盡量不要“鉆牛角尖”。很多事情,擱置一段時間,真相就出來,能夠解決的問題也就自然化解,解決不了的,也都淡去了。

15,學會速讀。絕大多數書籍并不值得從第一頁開始逐頁細讀,一般而言, 一部三百頁的圖書有二十頁可取的內容就很不錯了,我們的任務就是把有價值的這部分內容“檢索”出來。在這個信息時代,速讀的能力或曰迅速抓住要點的能力已顯得十分重要。

16,讓心靜下來。

心靜的時候,才能看到方向,發現問題的所在,排序生活的優先選項。有時,安靜的時間,哪怕只是那么一刻鐘, 也能避免少做很多無用功。我每次出門之前,都會在門口站5秒鐘,想想有什么東西忘記帶了,這總比你到了目的地卻發現最重要的東西沒帶要省時間吧?緩5秒鐘,省2小時的事情,生活中比比皆是。

做一只”大公雞”

時間管理往往都是從早睡早起做起的,誠然,要做到早睡早起不會是件輕松的事,有時甚至是件折磨人的事情,但就是這樣一個早睡早起的改變,它會像一根線一樣牽動著其他東西一同改變,讓你變得不一樣,讓你終生受益。除了精神狀態會變好,一天時間會變“長”外,早起吃一份自己喜歡的早餐會讓你更從容地應對新的一天。

不要總是想著再小睡一會兒 (其實就是賴床),那只會讓你更加想睡,更加沒法起床,咬咬牙告訴自己只要兩分鐘,兩分鐘我就能清醒了。就像一句話說的,你總想做一個優秀的人,做一些驚天動地的事,可是你連早點起床都做不到。如果是工作的原因沒辦法早睡早起,那也要讓自己的作息時間規律起來。如果你也像我一樣、很晚才睡。沒辦法做早睡早起的大公雞,那就做晚睡晚起的貓頭鷹。

所以,我認為的時間管理的是讓生活「慢」一點,讓你「沒有壓力」地去做一些自己喜歡的事,讓你的「從容不迫」地度過每一天。

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